L’état des lieux d’un local commercial est obligatoire depuis la loi Pinel de 2014. Contrairement aux idées reçues, il ne s’agit pas d’une simple formalité : c’est le document de référence qui permet de déterminer, à la fin du bail commercial, qui est responsable des dégradations et dans quelles conditions le locataire restituera le local.
Ce qu’il faut retenir d’emblée :
- L’état des lieux d’entrée et de sortie sont tous deux obligatoires pour tout bail commercial
- Le document doit être contradictoire : signé par le bailleur et le locataire commercial
- En l’absence d’état des lieux, la loi présume que le local a été remis en bon état — ce qui peut lourdement pénaliser le bailleur
- Les photos état des lieux ont une valeur probante essentielle en cas de litige locatif
Pourquoi l’état des lieux commercial est obligatoire depuis la loi Pinel
Avant 2014, l’état des lieux de local commercial n’était pas imposé par la loi : les parties pouvaient y renoncer contractuellement. La loi Pinel du 18 juin 2014 a mis fin à cette pratique en rendant l’établissement d’un état des lieux d’entrée et de sortie obligatoire pour tous les baux commerciaux soumis au statut des baux commerciaux (article L. 145-40-1 du Code de commerce).
L’objectif est double : protéger le locataire commercial contre des réclamations injustifiées à la sortie, et permettre au bailleur de prouver l’état initial du bien en cas de dégradations constatées au départ.
Sans état des lieux d’entrée, le bailleur est réputé avoir remis le local en bon état de réparations locatives. Autrement dit, il ne pourra pas réclamer au locataire la remise en état de ce qu’il n’a pas été en mesure de prouver. C’est une présomption légale lourde de conséquences financières.
Qui réalise l’état des lieux et sous quelle forme ?
L’état des lieux de local commercial peut être établi de trois façons :
À l’amiable, directement entre le bailleur et le locataire commercial. C’est la solution la plus courante pour les petits locaux. Elle implique que les deux parties soient présentes ou représentées lors du passage et qu’elles signent conjointement le document contradictoire.
Par un tiers mandaté, comme un agent immobilier ou un administrateur de biens. Ce professionnel rédige le document en présence des deux parties ou de leurs représentants.
Par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice), à parts égales de frais entre bailleur et locataire. Faire appel à un commissaire de justice est vivement recommandé pour les locaux de grande surface, les baux à fort enjeu financier ou lorsqu’une relation conflictuelle est prévisible. Son constat a une force probante supérieure devant les tribunaux.
Quelle que soit la forme retenue, le document doit être établi par écrit, daté, et signé par les deux parties. Un état des lieux oral n’a aucune valeur juridique.
Les éléments incontournables à faire figurer dans le document
Un état des lieux de local commercial sérieux ne se limite pas à constater la présence des murs et des fenêtres. Il doit décrire avec précision l’état de chaque composante du local au moment de la prise de possession ou de la restitution du local.
| Élément à vérifier | Ce qu’il faut noter | Niveau de détail recommandé | Supports conseillés |
|---|---|---|---|
| Sol (carrelage, parquet, béton) | Fissures, taches, usure, décollement | Par zone et par pièce | Photos numérotées |
| Murs et plafonds | Traces d’humidité, fissures, peinture, enduit | Chaque mur séparément | Photos + descriptif |
| Menuiseries (portes, fenêtres) | État des vitres, serrures, joints, fermeture | Chaque ouvrant | Test de fermeture |
| Installations techniques | Électricité, plomberie, chauffage, VMC | Fonctionnement vérifié | Rapport technique si possible |
Au-delà de cette grille, plusieurs points méritent une attention particulière.
Les compteurs. L’inventaire des compteurs (eau, gaz, électricité) avec leurs index au moment de l’entrée ou de la sortie est indispensable. Il permet d’éviter tout litige sur les consommations passées et de transmettre les informations exactes aux fournisseurs d’énergie.
L’inventaire des équipements. Si le local est loué avec des équipements (cuisine professionnelle, système de climatisation, monte-charge, stores motorisés), chaque équipement doit être listé, son état décrit et son fonctionnement vérifié. Un équipement non mentionné à l’entrée ne pourra pas être réclamé en état de marche à la sortie.
Les clés et accès. Nombre de jeux de clés remis, codes d’accès, badges, télécommandes de volets ou de portail : tout doit être comptabilisé et signé.
Les photos état des lieux. Elles ne remplacent pas le document écrit, mais le complètent utilement. Numérotées, horodatées et annexées au contrat, elles constituent un appui visuel précieux en cas de contestation. Certains commissaires de justice les intègrent directement dans leur constat.
État des lieux d’entrée : les précautions à prendre côté locataire
Le locataire commercial a tout intérêt à aborder l’état des lieux d’entrée avec rigueur, même si le local paraît en bon état général. Quelques conseils pratiques :
Ne signez pas sous pression. Prenez le temps de parcourir chaque pièce, chaque placard, chaque point technique. Rien n’oblige à signer le jour même de la remise des clés.
Formulez des réserves écrites. Si un défaut est visible — fissure dans un mur, serrure difficile, trace d’humidité — signalez-le et faites-le inscrire dans le document. Une réserve bien libellée vous protège d’une réclamation injustifiée à la sortie.
Vérifiez les installations techniques. Testez les interrupteurs, les prises, les robinets, le chauffage. Un problème électrique non signalé à l’entrée peut vous être imputé à la sortie si vous ne l’avez pas mentionné.
Demandez un délai complémentaire si nécessaire. La loi autorise le locataire à compléter l’état des lieux d’entrée dans un délai de 10 jours suivant la remise des clés pour les éléments de chauffage, ou lors du premier hiver si la saison ne permettait pas de les tester.
État des lieux de sortie : éviter les litiges à la restitution du local
L’état des lieux de sortie est comparé point par point à l’état des lieux d’entrée. C’est de cette comparaison que naissent — ou non — les litiges sur les dégradations et les obligations de remise en état.
Le bailleur peut retenir tout ou partie du dépôt de garantie si des dégradations imputables au locataire sont constatées. Pour que cette retenue soit valide, les dommages doivent :
- Ne pas figurer à l’état des lieux d’entrée (ou avoir été signalés comme préexistants)
- Excéder la vétusté normale correspondant à la durée d’occupation
- Être justifiés par des devis ou factures
Le locataire, de son côté, a intérêt à préparer la sortie : remettre les lieux dans l’état décrit à l’entrée (hors vétusté), restituer tous les jeux de clés et équipements, et s’assurer que toutes les installations sont en état de fonctionnement.
Si les deux parties ne s’accordent pas sur les constatations lors de l’état des lieux de sortie, l’une ou l’autre peut demander qu’un commissaire de justice établisse un constat contradictoire. Ce recours est souvent décisif dans un litige locatif ultérieur.
Ce que risquent bailleur et locataire sans état des lieux conforme
L’absence d’état des lieux ou un document mal établi expose les deux parties à des risques concrets.
Pour le bailleur : sans état des lieux d’entrée valide, il ne peut pas démontrer l’état initial du local. Il perd donc toute possibilité de réclamer la réparation des dégradations, même manifestes. La présomption légale joue entièrement en faveur du locataire.
Pour le locataire commercial : un état des lieux de sortie réalisé sans lui — ou en son absence injustifiée après convocation régulière — peut être établi unilatéralement par un commissaire de justice, avec toute sa force probante. Le locataire se retrouve alors en position de devoir contester un document officiel, ce qui est long, coûteux et incertain.
Un document contradictoire, précis, daté, signé et illustré de photos est la meilleure garantie pour chacune des parties d’aborder la fin du bail commercial sans mauvaise surprise.
